A organização de documentos é muito importante, pois as consequências da desorganização podem custar caro ao negócio. Então, verifique algumas iniciativas que podem ajudar a organizar os documentos da empresa.
Quer entender melhor sobre esse assunto? Continue acompanhando com atenção o artigo. Abaixo, você encontra 4 dicas indispensáveis para organizar documentos do seu negócio.
Boa leitura!
1. Defina um local exclusivo para guardar os documentos
De forma geral, a melhor estratégia para organizar os documentos de uma empresa é escolher um ambiente para armazenar esses papéis. Esse espaço deve ser utilizado exclusivamente para essa função, sendo assim, contratar um self storage é uma excelente ideia.
Leia também: Saiba como guardar documentos fiscais com segurança.
Embora seja possível digitalizar os documentos e arquivá-los em plataformas online, nem tudo pode ser armazenado dessa forma, certo? Alguns papéis precisam ser guardados fisicamente.
Há diferentes documentos que necessitam ser impressos e guardados para que o funcionamento correto do negócio seja assegurado perante vários órgãos.
E devido a essa importância, não dá para colocar os documentos em qualquer espaço, correndo o risco de sofrer prejuízos materiais ou até financeiros.
Consequentemente, é necessário de um lugar seguro, acessível e de fácil organização. A melhor opção para lidar com essa questão é o self storage, certamente, diversos benefícios serão colhidos a partir dessa decisão.
2. Separe todos os documentos
A segunda etapa no processo de organização de documento consiste em separar os papéis, porém não há uma única forma de realizar essa fase, já que dá para organizar a documentação por tema, data, cliente, ou seja, da maneira que desejar.
De forma geral, a separação é necessária, visto que ajuda no momento de acessar um documento específico.
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Compreenda que dá para colocar em uma pasta apenas os contratos, em outro compartimento disponha os documentos apenas de fornecedores, da forma que for mais interessante para a empresa.
Essa é uma prática bastante comum por diferentes tipos de organizações. Além de separar os documentos de alguma maneira, use nomenclaturas rápidas e padronizadas para que qualquer papel seja acessado sem nenhum problema.
3. Pense em diferentes camadas
Após organizar documentos da sua empresa considerando a dica anterior, certamente, dá para acrescentar outras camadas, para tornar ainda mais restrita essa divisão.
É justamente nessa etapa que entra a subpasta. Essa estratégia auxilia a desenvolver grupos lógicos dentro de grandes categorias. Em uma pasta com documentos de fornecedores, por exemplo, dá para ter a subpasta para cada um dos contratos.
4. Recorra aos benefícios da tecnologia
Nem todo documento precisa ser armazenado de forma física, isso já sabemos hoje em dia.
Logo, é possível digitalizar essa papelada e guardar tudo em ambiente digital. É uma opção prática e segura atualmente.
Alguns documentos podem ser salvos em nuvem e é uma estratégia bem prática e traz facilidade ao acesso. Portanto, tudo aquilo que não precisa estar disponível em forma de papel, pode seguir para a digitalização.
E então? Conseguiu aproveitar alguma dessas dicas? Acesse o nosso site e conheça melhor a solução self storage, inclusive fazendo um orçamento simplificado.