Possuir uma empresa significa ter de lidar com alguns documentos específicos, como os trabalhistas, fiscais e contábeis. O armazenamento adequado e a organização são fundamentais para facilitar a rotina e evitar problemas. Mas conforme os anos passam e a papelada acumula, surge a dúvida: por quanto tempo guardar documentos da empresa?
A resposta dessa questão não é tão objetiva. Na verdade, cada tipo de documento deve ser preservado por um período de tempo segundo a lei, isso vale até mesmo após o fechamento da empresa. Para se organizar melhor, veja por quanto guardar os documentos da empresa.
Primeiro, por que é importante guardar?
O principal motivo é porque os documentos da empresa validam a legalidade das ações dela em muitos setores. Esses papéis funcionam como provas de que algo foi feito corretamente e dentro do prazo previsto, cumprindo o que especificam as leis.
Assim como uma pessoa física deve guardar os recibos para provar que realizou pagamentos e poder cobrar pelo serviço ou produto, o mesmo vale para as operações e negócios de uma empresa.
As contas de energia elétrica, de aluguel do espaço, os recibos dos fornecedores, entre outros documentos, podem ser apresentados caso haja problemas de fornecimento.
A preservação desses papéis também é importante para apresentar em caso de auditoria ou processo trabalhista. Nesses casos, se a empresa não apresentar os documentos requisitados, ela pode perder processos e pagar multas. Mesmo se não tiver cometido erro ou crime, por não ter como provar, é constatada a irregularidade.
Quais documentos guardar e por quanto tempo?
O tempo varia dependendo do tipo de documento. Veja só:
Para guardar por dois anos:
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Termo de rescisão de contrato de trabalho, ou documentos de afastamento do trabalhador;
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Também é preciso guardar por esse tempo o pedido de demissão e o aviso prévio.
Documentos tributários para guardar por cinco anos:
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Programa de Integração Social (PIS);
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Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
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Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
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Simples Nacional;
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Notas Fiscais;
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Livros Fiscais e Contábeis;
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Sistemas eletrônicos de dados de Escrituração Fiscal;
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DASN;
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DIPJ;
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DCTF;
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DIRF;
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Declaração de Ajuste Anual.
Documentos trabalhistas para guardar por cinco anos:
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Contribuição Previdenciária (GPS);
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Contribuição Sindical (GRCSU);
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Recibo de pagamento de salário;
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Recibo de pagamento de 13º salário;
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Controle de ponto;
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Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
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Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Documentos trabalhistas para guardar por 10 anos
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Folha de pagamento;
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Dados trabalhistas e previdenciários de sistemas eletrônicos.
Documentos trabalhistas para guardar por 30 anos
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Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
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Guia Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
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Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
Documentos para guardar por prazo indeterminado
- Contrato de trabalho e ficha de registro do funcionário.
Qual a melhor solução para guardar documentos da empresa?
Como você pode ver, o tempo que alguns documentos devem ficar guardados é extenso. Por isso, é fundamental encontrar uma maneira eficiente para preservá-los, sem que isso signifique comprometer o espaço físico da empresa.
Aliás, organização é muito importante para o fluxo de trabalho na empresa. Entenda como e por que organizar o seu ambiente de trabalho.
Uma solução segura é contratar o serviço de self storage. Como a maioria da papelada não é manuseada com frequência, essa solução libera espaço dentro das instalações da empresa.
Ainda é possível escolher entre opções diferentes de tamanhos de boxes, para encontrar um que solucione a necessidade de espaço para arquivamento.
Agora que está mais claro por quanto tempo guardar os documentos da empresa, entenda melhor o serviço de self storage: o que é, como funciona, o que armazenar. E acesse outras publicações do blog da Estoque Bem.