Entre os diversos desafios da gestão de uma empresa , um dos maiores é como organizar seus documentos de forma prática, eficiente e que garanta acesso rápido sempre que necessário. E, mais do que isso: como manter essa organização por mais tempo. Para te ajudar nessa tarefa, hoje te apresentamos a Metodologia 5S.
Índice
2. O que significam os 5 Sensos?
2.1 1º S – Seiri (Senso de Utilização)
2.2 2º S – Seiton (Senso de Organização)
2.3 3º S – Seiso (Senso de Limpeza)
2.4 4º S – Seiketsu (Senso de Padronização)
2.5 5º S – Shitsuke (Senso de Disciplina)
3. Seus documentos sempre seguros
O que é a Metodologia 5S?
Trata-se de uma ferramenta interessante para a gestão de uma empresa e que vai muito além de uma forma de organização – a Metodologia 5S é praticamente uma nova filosofia a ser adotada por todos os gestores e colaboradores.
Este método surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, durante um período em que a reconstrução do país exigia das empresas e dos cidadãos mais empenho e engajamento nas atividades do dia a dia.
A metodologia é estruturada e planejada em 5 Sensos, mudanças de comportamento que garantem o controle de qualidade e uma perfeita gestão de tempo , baseados na disciplina e na continuidade dos processos.
O que significam os 5 Sensos?
Cada um dos 5 Sensos (ou 5S) é um dos pilares que sustentam a metodologia. Vamos conhecer cada um deles e formas de aplicá-los em sua companhia:
1º S – Seiri (Senso de Utilização)
O Senso de Utilização fala sobre a necessidade de manter na empresa apenas os documentos e objetos que funcionam e são realmente utilizados no dia a dia da equipe. Praticar o Seiri exige um pensamento mais sustentável, com o objetivo de diminuir desperdícios e focar os esforços na produtividade.
Para aplicá-lo, comece fazendo um levantamento dos equipamentos da empresa e sua funcionalidade. Tudo o que estiver quebrado ou com mau funcionamento deve ser descartado. Peças não utilizadas há mais de um ano e documentos raramente consultados podem ser remanejados para depósitos externos, em locais que não atrapalhem a produtividade da equipe.
2º S – Seiton (Senso de Organização)
Agora que você já decidiu o que será mantido dentro de seu escritório, chegou a hora de organizar cada item em seu lugar utilizando o Seiton, o Senso de Organização .
Para isso, comece incentivando os colaboradores a arrumarem suas mesas de trabalho – nada de pilhas de papel ou itens que atrapalham o dia a dia. Crie espaços para armazenagem e arquivo dentro da empresa e conte com uma metodologia de organização que atenda às suas necessidades, como ordem alfabética, numérica ou por data: o importante é que faça sentido para seu negócio.
3º S – Seiso (Senso de Limpeza)
O Senso de Limpeza tem o objetivo de promover a organização e higienização do ambiente como uma responsabilidade de todos os colaboradores.
Incentive sua equipe a mudar a forma de pensar o dia a dia, iniciando e terminando a jornada de trabalho com a limpeza e organização de suas estações de trabalho e ambientes comuns. Aqui, também valem as ações de incentivo ao descarte correto do lixo, reciclagem e até cuidados pessoais.
4º S – Seiketsu (Senso de Padronização)
Agora, chegou o momento de padronizar as mudanças de rotina promovidas pelos 3S anteriores. Afinal, para que a o processo tenha um efeito positivo na empresa, é preciso que ele seja aplicado de forma contínua e a longo prazo.
Portanto, crie regras e defina rotinas baseadas em tudo o que foi feito anteriormente. Promova treinamentos e oficinas para que todos os colaboradores tenham total conhecimento sobre as normas e possa, assim, aplicá-las diariamente.
5º S – Shitsuke (Senso de Disciplina)
No S final, falamos de repetição e disciplina, de modo que, com o tempo, as novas normas sejam naturais para toda a equipe. Aproveite os efeitos positivos que a metodologia trará ao ambiente e à produtividade e não se esqueça de relembrar todos os passos periodicamente.
Seus documentos sempre seguros
Agora que você já conhece essa metodologia, que tal aplicá-la em sua empresa? Conte com o serviço de armazenagem da Estoque Bem para guardar seus documentos e itens com total segurança e sem burocracia. Visite nosso site e faça agora mesmo um orçamento simplificado.